Registrazione (Protocollazione): Assegna a ogni documento ricevuto o spedito un numero progressivo, la data e un codice univoco per certificarne l'esistenza legale.
Smistamento: Inoltra la corrispondenza e le istanze ai vari uffici interni competenti per la lavorazione.
Gestione PEC e canali digitali: Riceve e smista le comunicazioni arrivate via Posta Elettronica Certificata (PEC), email, fax o a mano.
Spedizione in uscita: Cura l'invio della corrispondenza ufficiale dell'ente verso cittadini, aziende e altre amministrazioni.
Archiviazione e conservazione: Catalogare e conservare i documenti nel rispetto delle normative sulla trasparenza e digitalizzazione (come il DPR n. 445/2000).
Ritiro atti depositati: Permette ai cittadini di ritirare gli atti depositati in comune per mancata notifica.
Con la normativa FOIA, l’ordinamento italiano riconosce la libertà di accedere alle informazioni in possesso delle pubbliche amministrazioni come diritto fondamentale.